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Advantys et sa solution de Business Process Management (BPM) WorkflowGen, permet à l'École supérieure d'une grande université de simplifier ses processus de demandes de subventions d’Etudes.


Le besoin
Une importante priorité pour les écoles supérieures est de gérer et de fournir des fonds pour les étudiants et les professeurs dans le cadre de subventions et de concours qui ont lieu chaque année. Traditionnellement, les demandes et les processus d'approbation pour ces subventions et concours sont à base de papier, et nécessitent une importante main-d’œuvre et beaucoup de temps. Comme une demande de subvention peut passer par plus de dix étapes d’approbation, il devait exister un moyen de rationaliser le flux papier et de réduire le temps nécessaire pour achever le processus d'approbation. Le processus a également dû être plus transparent afin de révéler les goulots d'étranglement et les retards qui menaçaient l’aboutissement de toute demande particulière. En raison de la grande variété de demandes dans l'ensemble de l'université, le processus devait déterminer dynamiquement les approbateurs selon les données saisies dans le formulaire. Enfin, la solution devait trouver place dans les limites budgétaires de l’université.

La solution
La solution de Workflow / BPM WorkflowGen a été mise en œuvre à l'École supérieure de manière à transformer efficacement les demandes de subventions dans un processus sans papier. Advantys a travaillé avec les parties présentes de l'université afin d'examiner et de refondre le processus, ce qui a abouti à la suppression des doublons et à l’accroissement de son efficacité. La flexibilité de la solution WorkflowGen a permis à l’université de satisfaire ses besoins spécifiques tout en limitant la personnalisation. Le modèle de commercialisation de la solution a permis à l’Ecole Supérieure de rester dans les limites de son budget et de toujours obtenir ce dont elle avait besoin pour optimiser ses processus. La mise en œuvre de WorkflowGen dans l’université permis d'accroître et de rationaliser les processus tout en réduisant les erreurs et les délais de traitement. Le temps pour traiter une demande du début à la fin est passé de plusieurs semaines à quelques jours.

Avantages:
- Visibilité au niveau de toutes les étapes d'approbation, d'où la réduction des retards. Les accords sont à présent obtenus dans les heures qui suivent la demande.
- Les documents relatifs aux demandes de subventions sont centralisés, sécurisés et accessibles via le Web, ce qui permet de prévenir la perte et le manque d’information, sources de ralentissement dans le traitement des demandes.
- WorkflowGen est compatible avec n’importe quel système SSO (single sign-on), ce qui a permis l'intégration au module central d’authentification unique de l’université.
- La solution de Workflow / BPM WorkflowGen a été rapide et facile à déployer. La solution a été mise en production dans les 60 jours qui ont suivis sont installation.