Blog Solutions

http://www.smh.ie/

Mission
Saint Michael's House (Dublin, Irlande) fourni une gamme de services, de séjours et de résidences de santé spécialisés, implanté sur 110 sites différents avec un effectif d'environ 1500 personnes.

Témoignage
"Nous avions développé notre propre solution maison laquelle a fait ressortir les bénéfices d'avoir une solution de workflow 100% web mais rapidement nous avons réalisé que les coûts de développement d'une solution évolutive et robuste aussi puissante que WorkflowGen n'était pas réaliste.
Nous avons regardé différents systèmes dont des solutions d'Adobe mais nous trouvions que WorkflowGen offrait une meilleure combinaison fonctionnalités, facilité d'utilisation et coûts bas sur le court et le long terme. Cette décision a été renforcée par l'excellent support qu'Advantys nous a fourni."
Neil Kelly, IT Consultant.
 
Business Challenge
SMH est une importante organisation de près de 1500 employés et de 110 sites dispersés sur une grande zone géographique. Pour gérer efficacement un aussi grand nombre d'employés et une infrastructure importante qui supporte des opérations journalières il était nécessaire de mettre en place une solution 100% Web qui pourrait assurer :

a) qu'une information saisie ne le soit qu'une seule fois dans l'organisation

b) que seuls les participants importants soient impliqués dans la prise en charge des formulaires électroniques et que les informations soient intelligemment routées à travers l'organisation

c) que les informations saisies soient immédiatement disponibles à travers l'organisation, qu'il n'y ai pas de délais pour les saisir et que la mise à jour des bases de données soient immédiates après validation

d) que le taux d'erreurs soient réduit ou égal à 0  - pas de re-saisie dans le formulaire, la logique de saisie est incluse dans le formulaire

e) que des changements puissent être faits sur les formulaires sans avoir à les ré-imprimer ni à les redistribuer sous format papier (réduction des coûts)

f) que les bonnes procédures soient toujours appliquées

g) qu'il y ai un suivi des demandes en temps réel (important pour la qualité)
 
Solution WorkflowGen
Solution fonctionnelle
WorkflowGen est utilisé à travers l'organisation. Il supporte les opérations suivantes :

- Finance (gestion des notes de frais, tickets repas, factures etc.)
- Ressources Humaines (demandes de congés, gestion des offres d'emplois)
- SI (Création et maintenance des profils et des droits d'accès de tous les employés) - Validations requises des différents managers + gestion des demandes de nouveaux équipements
- Services de Santé (création et mises à jour des informations des patients) - WorkflowGen permet d'être sûr que les procédures de SMH seront respectées, qu'elles seront conformes et auditables
- Formation (demande et autorisation de formations)
- Santé et Hygiène (rapports d'incidents/accidents) - incluants différents routages selon le niveau de gravité

Solution technique
WorkflowGen fonctionne sur un serveur Windows 2000/2003 avec des clients sur Windows 2000 et XP PRO. La base de données est SQL Serveur 2000 SP3a.

WorkflowGen a été finement intégré avec différentes applications métiers du SMH :
- Microsoft Great Plains / Dynamics, ex : Approbation en fin de mois des dépenses et des salaires
- Business Objects Crystal Enterprise 10, ex: Gestion des accès aux données spécifiques
- Base de donées maisons, ex: Contrôle de création et de mises à jour de données clés

Bénéfices
Retours des utilisateurs
Très positif, la technologie est si simple que rares sont les utilisateurs qui ont posés des questions sur la techonologie sous-jacente, ils ont plutôt portés leur attention sur ce que les formulaires électroniques leurs apportaient. C'est un témoignage de facilité d'usage et de la bonne ergonomie de la solution WorkflowGen.

ROI
Le ROI a été bien supérieur qu'un simple gain financier -  WorkflowGen a révolutionné l'efficacité de l'organisation.

En résumé, le ROI financier n'est qu'une petite partie des gains énormes que peut apporter WorkflowGen. Nous comptons sur le fait, qu'une fois la solution pleinement déployée, l'organisation traitera des dizaines de milliers de demandes par an. La solution sera donc amortie dans les mois à venir.