Blog Solutions

Process
Les systèmes d'information évoluent constamment en complexité avec de nouvelles infrastructures, de nouveaux logiciels et équipement réseaux. Les organisations de toutes tailles ont besoin de gérer leurs systèmes d'information au quotidien.

Le logiciel de Workflow / BPM WorkflowGen offre la possibilité de rapidement automatiser et optimiser les process de changement informatique en traduisant les règles métiers et la façon dont les organisations fonctionnent réellement.

Les process de gestion de changement informatique peuvent être implémentés dans le cadre de standards ITIL ou COBIT.

L'exemple suivant présente un process de gestion de changement informatique implémenté dans WorkflowGen :

- Toutes les étapes sont tracées et suivies.
- Les données du process sont saisies dans un formulaire électronique formalisé.
- Les actions sont automatiquement assignées selon la nature (catégorie, priorité) de la demande de changement.
- Les rôles sont définis selon les besoins du process : Change Initiator, Change Manager, Change Advisory Board, Change Advisory Board Emergency Comittee (CAB/EC), IT Executive Comittee (ITEC). 
- Les participants sont automatiquement alertés par email
 

 Formulaire
Il s'agit d'un exemple de Web Form .NET.
L'apparence du formulaire peut être complètement personnalisée en utilisant Visual Studio ou la version gratuite Visual Web Developper 2005 Express. Le Web Form doit juste contenir tous les champs nécessaires pour le process.
Les sections du formulaire peuvent être affcihées selon chaque action du workflow et selon le profil de l'utilisateur connecté.

  
 Le workflow dans WorkflowGen
1/ L'initiateur du changement ouvre son navigateur et se connecte au logiciel de workflow WorkflowGen.

2/ Le Change Initiator clique sur "Nouvelle demande" et sélectionne "Demande de changement informatique". Le Web Form de demande de changement informatique est affiché dans WorkflowGen. Le Change Initiator renseigne le formulaire avec la description, la raison, le type de changement, la priorité, la catégorie, la date butoire et il peut également joindre des documents. Puis il soumet la demande.

3/ L'action suivante peut être assignée manuellement ou automatiquement à une personne ou à un groupe de personnes. Le ou les prochains participants seront automatiquement alertés par email. Dans l'email de notification, ils cliqueront sur un lien qui lancera automatiquement leur action à faire.

4/ Le Change Manager lance son action et affiche le formulaire. Dans le formulaire il peut modifier la catégorie et la priorité et aussi demander au Change Initiator un complément d'information.
Puis il soumet l'action.

5/ Selon la nature du changement (catégorie et priorité) l'action suivante sera automatiquement assignée à un participant spécifique :
- Un changement standard sera immédiatement envoyé au Change Manager pour implémentation.
- Un changement mineur sera envoyé au Change Manager pour approbation.
- Un changement majeur sera envoyé au CAB pour approbation ou affectation à l'ITEC.
- Un changement urgent sera envoyé au CABEC  pour approbation.

Chaque participant pourra renseigner des sections spécifiques du formulaire selon les actions qu'il a à faire. L'accès au formulaire peut être sécurisé selon chacunes des actions.

6/ Après l'approbation du participant autorisé, l'action suivante est assignée automatiquement au Change Manager qui choisira le Change Developer pour l'implémentation de la demande de changement.

7/ Le Change Manager utilise le formulaire pour sélectionner le Change Developer et définir un délai.
Puis il soumet l'action.

8) Le Changer Developer est automatiquement alerté par email. Il réalise le changement puis utilise le formulaire pour entrer la date de réalisation et des commentaires.
Puis il soumet l'action.

9/ Le Change Manager est automatiquement alerté par email. Il vérifie le changement effectué. Il peut approuver le changement ou demander des modifications.
Quand il approuvera il soumettra l'action ce qui terminera le workflow

10/ Le Change Initiator est automatiquement alerté par email de la fin de la demande.
 
Les bénéfices clés de WorkflowGen
- Elimination du papier dans la circulation des informations.
- Le demandeur peut savoir en temps réel où en est exactement le traitement de sa demande
- Le demandeur est averti immédiatement par email quand sa demande a été traitée
- WorkflowGen permet d'identifier les points bloquants dans le traitement du process et d'imposer des délais de réalisation des actions
- Les intervenants du process sont avertis par email des actions qu'ils doivent faire
- Il est possible d'archiver la demande sur un serveur de fichier, dans une base de données et même de l'imprimer

En conclusion WorkflowGen apporte :
- Un gain de temps dans le traitement des process
- Une meilleure qualité des informations transmises
- Un service de suivi en temps réel pour les demandeurs
- Une plus grande efficacité dans le traitement et le suivi des demandes